Viele Unternehmen denken jetzt wieder daran, auf einer Messe auszustellen. Haben Sie bereits vor Corona schon einmal überlegt, an einer Messe teilzunehmen oder waren Sie vielleicht schon mal selbst als Besucher auf einer Messe und möchten jetzt dort auch als Aussteller fungieren? Sie sind vielleicht noch in den Überlegungen oder haben sich sogar schon für eine Messe angemeldet? Wie auch Sie stehen viele andere Unternehmen vor diesen Entscheidungen. So versprechen Sie sich von einem erfolgreichen Messeauftritt wahrscheinlich auch den persönlichen Kontakt zu Ihrer Zielgruppe, die Gewinnung neuer Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, Vertragsabschlüsse, den Aufbau neuer Vertriebswege, Konkurrenzforschung und vieles mehr. Da ein Messeauftritt immer eine sehr kostenintensive Marketing-Maßnahme darstellt, sollte sich der Besuch in jedem Fall lohnen. Wir möchten Ihnen heute 7 hilfreiche Tipps mitgeben, damit Ihr nächster Messeauftritt zu einem vollen Erfolg wird.
1. Messeziele Festlegen
Der erste und somit wichtigste Schritt in der Messeplanung ist immer das Festlegen von Ihren individuellen Messezielen. Fragen Sie sich, was Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen wollen. Wann gilt der Messebesuch für Sie und Ihr Unternehmen als erfolgreich? Sie sollten sich hierzu vorab mit Ihrem Team zusammensetzten und besprechen, was Ihre Messeziele und Absichten sind. Möchten Sie die Bekanntheit ihres Unternehmens steigern, neue Kunden gewinnen, Produktneuheiten Ihren Endkunden vorstellen oder vielleicht sogar Ihr Image verbessern? Dann sollten Sie sich für eine Besuchermesse im B2C-Bereich innerhalb Ihrer Branche entscheiden. Oder möchten Sie wiederum neue Vertriebswege aufbauen, Geschäftskontakte pflegen oder generieren und Konkurrenzforschung betreiben? In diesem Fall sollten Sie sich auf jeden Fall für eine Fachmesse im B2B-Bereich entscheiden. Die gesamte weitere Messeplanung wird und sollte sich nach Ihren Messezielen ausrichten. Legen Sie diese also vorab fest und führen Sie erst dann weitere Überlegungen bezüglich der Planung durch.
2. Frühzeitige Planung
Sind die Messeziele erst einmal festgelegt, sollten Sie bereits früh genug (optimalerweise 9 – 12 Monate vor Messebeginn) mit der Planung Ihres Messeauftritts beginnen. Bestimmt habe Sie schon die ein oder andere Messe, die für Sie als Aussteller infrage kommen würde im Hinterkopf. Legen Sie vorab auf jeden Fall ein Budget fest, da der Preis für die Ausstellungsfläche immer stark von der Messe selbst, der Größe des Messestandes und der Platzierung in der Halle abhängig ist. Entscheiden Sie sich erst dann für eine passende Messe. Nach der Anmeldung zur Messe sollten sich dann auch gleich die Transportmittel bzw. Flüge und eine Unterkunft für Ihren Aufenthalt vor Ort buchen. Denn kurz vor Beginn der Messe wird im Umfeld höchstwahrscheinlich kein günstiges Hotelzimmer mehr verfügbar sein.
Ca. sechs Monate vor Messebeginn sollten Sie sich Gedanken über Ihren Messestand selbst machen, am besten überlassen Sie das einem professionellen Messebauer, da es hier sehr vieles zu beachten gibt! Denken Sie in jedem Fall auch jetzt schon vier bis sechs Monate vor Messebeginn an passende Werbegeschenke. Diese sollten zu Ihrem Unternehmen passen und in ausreichender Stückzahl vorhanden sein. So erwecken sie bei Ihren Standbesuchern einen bleibenden Eindruck und stechen mit dem richtigen Werbeartikel aus der Masse hervor. Planen sie bereits jetzt auch weitere Werbemaßnahmen. Außerdem sollte die Verpflegung und der Dresscode zuvor einkalkuliert werden.
Zwei Monate vor Messebeginn ist es sinnvoll, Einladungen an Kunden zu verschicken und ausreichend Pressearbeit zu leisten.
3. Ein ansprechender Messestand
Abgestimmtes Design mit maximaler Funktionalität. Das zeichnet einen erfolgreichen Messestand aus. Ansprechende Banner, Schilder und Bilder können Emotionen wecken. Sorgen Sie dafür, dass der Besucher auf den ersten Blick sieht, wer Sie sind und was Sie machen. Sie sollten auch Ihren Stand bei der farblichen Gestaltung auf Ihr Corporate Design abstimmen. Engagieren Sie hierfür am besten einen professionellen Messebauer. Diese wissen, welches Design am attraktivsten ist und die Aufmerksamkeit der meisten Besucher weckt. Außerdem kennen sie sich bestens mit allen Standbauvorschriften und Sicherheitsmaßnahmen aus.
Sauberkeit und Ordnung am Messestand ist das A und O. Das äußere Erscheinungsbild eines Standes und auch dessen Personal spiegelt die Professionalität eines Unternehmens wider. In kürzester Zeit entscheiden die Besucher daran, ob sie interessiert sind oder nicht. Also verstecken Sie am besten herumliegende Kabel in Kabelboxen oder einem Kabelkanal und Mülleimer unter Tischen oder hinter Pflanzen. Außerdem empfehlen wir eine Empfangstheke, so wissen die Besucher, wo sie bei Fragen hinmüssen. Falls Sie Raum für private Gespräche brauchen, empfiehlt sich eine Kabine immer sehr gut. Falls Sie auf Ihrem Stand keinen Platz für eine solche Kabine haben, gibt es immer Privaträume auf der Messe zu buchen. Natürlich können Sie hierfür auch die öffentlichen Flächen und Cateringbereiche nutzen.
4. Das besondere Etwas
Sorgen Sie dafür, dass Sie auffallen. Sie sind ein Aussteller unter vielen anderen. Die Konkurrenz ist sehr groß, also sorgen Sie dafür, dass Sie auf der Messe auffallen. Nutzen Sie die Mittel der Fernwirkung wie Säulen, Luftballons und Banner. Veranstalten Sie ein Gewinnspiel oder kreieren sie ganz besondere Werbegeschenke, die noch lange nach der Messe für Präsenz sorgen. Besonders nachhaltige Werbeartikel liegen gerade im Trend.
5. Geschultes Personal
Ein weiterer unabdingbarer Faktor für einen gelungenen Messeauftritt ist das Standpersonal. Dieses soll am besten perfekt auf die Messe vorbereitet sein. Dazu gehört, den eigenen Stand zu kennen, um gute Informationen geben zu können. Das Stand-Personal sollte aufmerksam und präsent sein und am besten nicht am Laptop oder Handy hängen. Das wirkt für viele Besucher unprofessionell und eher abweisend. Eine Personalschulung bezüglich der Gesprächsführung und dem richtigen Auftritt auf dem Messestand empfiehlt sich sehr.
6. Sorgfältige Kontaktaufnahme
Das eigentlich wichtigste Ziel eines Messeauftritts: die geknüpften Kontakte. Da Sie in der Regel mit sehr vielen Besuchern in Kontakt kommen werden, empfehlen wir in jedem Fall eine sorgfältige Kontaktpflege. Besorgen Sie sich Visitenkarten, um Ihr Unternehmen darzustellen.
Nehmen wir an, Sie gewinnen bei Ihrem Messeauftritt neue potenzielle Kunden, Interessenten oder Geschäftspartner, doch verpassen es, deren Kontaktdaten aufzunehmen. Somit versäumen Sie die Chance, diese nachher zu kontaktieren. Unterlagen per Post zu schicken oder einen Termin vereinbaren ist so nur schwer möglich. Deshalb: Nehmen Sie die Kundenkontaktdaten auf! Dazu empfehlen sich Messeleadbögen, die Sie als Standpersonal mit dem Besucher gemeinsam ausfüllen. Anschließend sollten Sie die Visitenkarte noch anbringen und alles an einem Ort sammeln. So ist alles sorgfältig zusammen und später weiß man noch alle wichtigen Informationen zu den Messebesuchern.
7. Durchführung einer sorgfältigen Erfolgskontrolle
Nach einem Messeauftritt ist die Arbeit noch lange nicht vorbei. Jetzt sollten Sie alle relevanten Daten auswerten und analysieren. Dazu gehört die Erfassung aller Kosten. Neu gewonnene Kontakte zeitnah nachfassen oder in das System aufnehmen und auf deren Wünsche und Fragen eingehen. Zudem sollten Sie sich fragen, ob sich der Messeauftritt gelohnt hat und Sie all Ihre Ziele erreicht haben. Wenn nein, was könnten Sie das nächste Mal besser gestalten. Ein Zusammensetzen mit allen Beteiligten des Messeauftritts hilft hierbei. Alle ausgewerteten Daten können Sie nun nutzen, um Teile Ihrer Marketingstrategie zu überarbeiten.
Bei Berücksichtigung dieser Tipps als Leitfaden sollte Ihrem nächsten Messeauftritt nichts mehr im Wege stehen. Sie können somit erfolgreich neue Kontakte knüpfen oder die Beziehungen zu bereits bestehenden Kunden und Geschäftspartnern verbessern.
